Modul Zápočty 2.00 - Uživatelská dokumentace

Základní nastavení modulu se provádí ve formuláři Nastavení zápočtů. Před nastavením modulu zápočtů je třeba nastavit modul Finance, včetně nastavení číselných řad.

Na základní kartě formuláře Nastavení je možné určit podle kterého nastavení šablony finančního denníku a na kterém listu finančního deníku budou zápočty účtovány.

Podobně je možné určit implicitní kód původu a příčiny, podle kterých následně bude možné zápočty od ostatních provedených účetních operací snadno vyfiltrovat.

Podle naimplementované části modulu Zápočty je následně nutné určit kód číselné řady pro pořizované a pro zaúčtované doklady.

Tj. na patřičné záložce Nastavení zápočtů se vyplní patřičná pole pořizovaných a zaúčtovaných zápočtů.

Nastavení účtování zápočtů je dostupné z formuláře Nastavení zápočtů přes tlačítko Nastavení účtování.

Ve formuláři Nastavení účtování zápočtů je nutné pro každou kombinaci Účto skupiny zákazníka a Účto skupiny dodavatele, pro kterou bude možné vystavit zápočet, vyplnit pole Konto vyrovnání.

Hodnotou pole Konto vyrovnání je konto účetní osnovy, přes které bude zápočet účtován.

Touto kapitolou pro většinu uživatelů začíná vlastní seznámení s modulem Zápočty. Objekty jsou nainstalovány, systém je nastaven, přichází uživatel.

Zápočet se pořizuje ve formuláři pořizovaného zápočtu. Podle implementovaného modulu (-ů) se jedná o formulář jednoduchého zápočtu, plného zápočtu, zákaznického zápočtu nebo dodavatelského zápočtu.

Všechny zmíněné formuláře jsou velmi obdobné a jedná se v podstatě o speciální případy plného zápočtu.

Na obrázku je ukázka plného pořizovaného zápočtu. Na jednotlivých záložkách uživatel vyplní minimálně číslo dokladu, číslo zákazníka a číslo dodavatele.

V případě jednoduchého zápočtu přímo v záložkách uživatel vyplňuje i číslo dokladu zákazníka a číslo dokladu dodavatele, které se mají započíst.

V případě plného, zákaznického a dodavatelského zápočtu a zápočtového dobropisu, uživatel údaje o dokladech vkládá do řádků.

Tj. vkládá, zda se doklad vztahuje k zákazníkovi, nebo k dodavateli. Nad polem ID Saldo dokladu uživatel může využít implementovanou LookUp vazbu na otevřené doklady. Při využití vazby se do řádku dokladu následně vloží pole Částka, Otevřená částka dokladu i Číslo saldo dokladu.

Pro snazší vyplnění řádků dokladu slouží dva pomocné reporty - Vyplň položky zákazníka a Vyplň položky dodavatele.

Reporty umožňují uživateli podle zadaných filtrů automaticky do zápočtu načíst veškeré otevřené doklady daného zákazníka/dodavatele.

Uživatel následně může nepotřebné řádky dokladů ze zápočtu vymazat, případně upravit hodnotu pole Částka.

Hodnota tohoto pole určuje, jak velká částka dokladu bude započtena.

Spuštěné reporty automaticky vyhledávají jen položky zákazníka, resp. dodavatele, zápočtu. Není proto nutné po spuštění reportu doplňovat filtr na zákazníka, resp. dodavatele.

Modul Zápočty zaručuje, že zaúčtovaný zápočet započte stejnou částku na zákazníka i dodavatele. Tj. po zaúčtování zápočtu zůstane vždy hodnota konta Konto vyrovnání beze změny. Pouze k tomuto kontu přibudou pohyby.

Vyrovnání zápočtu je netriviální operace. Na ušetření práce uživateli slouží report Vyrovnej saldo dokladu dostupný z menu Zápočet pořizovaných dokladů.

Report automaticky sníží Částky jednotlivých dokladů tak, aby došlo k vyrovnání částek na straně zákazníka i dodavatele. Tj. v případě zákaznických zápočtů dojde k vyrovnání částek faktur a dobropisů.

K tomu, aby uživatel měl kontrolu nad vyrovnáním částek dokladů, slouží pole Měnit jen manuálně. Pokud je pole zaškrtnuté, potom report Vyrovnej saldo dokladu hodnotu Částka daného řádku nezmění. Pouze případně nahlásí chybu, že za daných podmínek není možné saldo dokladu vyrovnat.

K zjištění informací o zápočtu slouží také formulář Statistika. Ten zobrazuje informaci, jak bude o zápočtu účtováno. Zobrazuje i informaci o aktuálním saldu navrženého dokladu.

Formulář Statistika je dostupný také z menu Zápočet z formuláře pořizovaného zápočtu.

Po vytvoření pořizovaného zápočtu a vyrovnání saldo dokladu je nutné zápočet odsouhlasit s partnerskou organizací. Když návrh zápočtu přišel přímo od partnerské organizace, je možné zápočet zaúčtovat. V opačném případě je nutné vytisknout Dohodu o vzájemném vypořádání. Report dohody je dostupný z menu Účtování plných, zákaznických a dodavatelských zápočtů.

Zaúčtování dokladu se skládá z předchozího otestování dokladu a následně provedené akce účtování. Účetní chyby zápočtu, jako je např. nevyrovnané saldo zápočtu, účtovací funkce odhalí a uživateli vypíše chybu.

Účtovací funkce ale není schopna odhalit, že jsme do zápočtu opomněli zahrnout další doklad k tomu slouží pomocné reporty - viz. Reporty automatického Vyplnění položek.

Před vlastní účtováním zápočtu je možné, stejně jako ve standardním systému Microsoft Business Solutions - Navision, si nechat vypsat Testovací sestavu.

Pro vlastní účtování je nadefinována standardní klávesová zkratka F11, pro pokyn k účtování a tisku opět standardní Shift+F11.

Nezaúčtovaný zápočet je možné dohledat standardní funkcí Najít z menu. Pokud je nainstalováno více částí modulu Zápočty, je vhodné využít formuláře Přehled pořizovaných zápočtů.

V pohledu tohoto formuláře uživatel vidí přehledně všechny pořizované zápočty a pomocí tlačítka Zobraz si může kterýkoliv z nich zobrazit v jeho příslušném formuláři.

Pro zaúčtované zápočty existuje podobný formulář, jako pro zápočty pořizované. Navíc zaúčtované zápočty je možné vyhledat pomocí standardní funkce Naviguj.

Takto je možné zápočty dohledat i z pohledu na Věcné položky, Položky dodavatele nebo i z Položek zákazníka.

Modul Zápočty rozšiřuje schopnosti systému Microsoft Business Solutions - Navision přidáním dalšího rozměru dohledávání dokladů.

Dohledaný zaúčtovaný zápočet, resp. i zápočtový dobropis, je možné standardně vytisknout. Součástí sestavy tisku zápočtu je i přehled účtování zápočtu, tj. na která konta účetní osnovy byly provedeny pohyby.

Přehled účtování zápočtu je vždy na další stránce zápočtu. Není tak součástí dokladu, který je odeslán zákazníkovi, resp. dodavateli.

Uživatel si pro přehled účtování zápočtu nemusí vlastní zápočet tisknout. Stejný přehled o účtování poskytuje rozšířená standardní funkce Naviguj. Uživatel vidí Věcné položky, neboli pohyby na účtech účetní osnovy, Položky zákazníka, neboli pohyby na saldu zákazníka, i Položky dodavatele, neboli pohyby na saldu dodavatele.

Obsah

1. Modul Zápočty

2. Nastavení modulu

2.1 Základní nastavení

2.2 Nastavení účtování

3. Využití modulu

3.1 Pořízení zápočtu

3.1.1 Reporty automatického vyplnění položek

3.1.2 Vyrovnání salda dokladu

3.2 Tisk dohody o zápočtu

3.3 Zaúčtování zápočtu

3.4 Dohledání nezaúčtovaného zápočtu

3.5 Dohledání zaúčtovaného zápočtu

3.6 Tisk zápočtu a přehled účtování